Un seul délai raté et c'est toute l'assemblée qui peut tomber. Convocation envoyée 19 jours avant au lieu de 21 ? Un copropriétaire mécontent attaque, le juge annule, et vous reconvoquez tout le monde — frais et crédibilité en prime.
La bonne nouvelle : ces délais sont carrés. Une fois que vous avez le bon rétroplanning en tête, vous ne ratez plus jamais une AG. Voici la check-list qu'on aurait aimé avoir affichée au-dessus du bureau.
Le délai d'or : 21 jours, et pas un de moins
La convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'assemblée (article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
Trois précisions qui font toute la différence :
- Ce sont 21 jours calendaires, pas des jours francs. Week-ends et jours fériés comptent. On voit souvent l'erreur « jours francs » circuler — elle peut vous coûter une AG.
- Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. Vérifiez-le : s'il impose 30 jours, c'est 30 jours.
- C'est un délai d'ordre public. Son non-respect entraîne la nullité de l'assemblée, et ça ne se rattrape pas après coup.
En cas d'urgence (travaux de sécurité, par exemple), une convocation peut se tenir dans un délai plus court — mais c'est l'exception, à manier avec prudence et à motiver.
Le point de départ dépend du mode d'envoi
Le décompte des 21 jours ne démarre pas le jour où vous cliquez sur « envoyer ». Il dépend du canal :
| Mode de convocation | Point de départ du délai |
|---|---|
| Lettre recommandée avec AR (LRAR) | Lendemain de la première présentation du courrier |
| Recommandé électronique (LRE, prestataire certifié) | Lendemain de l'envoi par le prestataire |
| Remise en main propre contre émargement / récépissé | Date de l'émargement |
Le recommandé électronique a un vrai avantage ici : le point de départ est la date d'envoi, pas la date de présentation — vous gagnez en visibilité sur votre rétroplanning. Il suppose toutefois l'accord préalable du copropriétaire pour être convoqué par voie électronique.
Ce qui doit OBLIGATOIREMENT accompagner la convocation
Le délai, c'est la moitié du travail. L'autre moitié, ce sont les pièces à joindre. Une convocation incomplète est tout aussi attaquable.
À joindre systématiquement :
- L'ordre du jour détaillé, chaque question formulée de façon à pouvoir être votée
- L'indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges
- Pour les décisions de travaux / contrats : les devis ou projets de contrat, avec les conditions essentielles
- Pour l'approbation des comptes : l'état financier, le compte de gestion et le budget prévisionnel
- Le formulaire de vote par correspondance conforme au modèle réglementaire
- S'il y a lieu : le projet de règlement ou de modification, l'avis du conseil syndical
Règle simple : tout ce qui sera voté doit avoir été annexé. On ne vote pas en AG une décision dont le document n'a pas circulé avec la convocation.
Le rétroplanning type d'une AG annuelle
Pour une copropriété dont l'exercice clôt au 31 décembre, l'AG d'approbation des comptes doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture (article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965), soit au plus tard le 30 juin.
Voici comment caler le compte à rebours :
| Échéance | Action |
|---|---|
| J‑60 à J‑45 | Arrêté des comptes avec le conseil syndical, vérification des pièces |
| J‑45 à J‑30 | Construction de l'ordre du jour, collecte des devis, réservation de la salle |
| J‑30 | Validation finale de l'ordre du jour avec le conseil syndical |
| J‑21 minimum | Envoi de la convocation (LRAR / LRE / émargement) |
| J‑21 à J‑1 | Réception des pouvoirs et votes par correspondance, préparation de la feuille de présence |
| Jour J | Tenue de l'assemblée |
| J+1 à J+30 | Rédaction et notification du procès-verbal (sous 1 mois) |
Les 4 erreurs qui font tomber une AG
- Compter en jours francs au lieu de jours calendaires → délai trop court.
- Oublier une annexe d'une question votée → résolution annulable.
- Ajouter une question le jour J qui n'était pas à l'ordre du jour → décision nulle (sauf décisions accessoires).
- Mal noter le point de départ du délai (date d'envoi au lieu de première présentation en LRAR).
Garder le contrôle sur chaque AG, sans tableur
Quand vous suivez 30, 50 ou 100 copropriétés, le vrai risque n'est pas de connaître le délai — c'est de perdre le fil sur l'une d'elles. C'est exactement le trou que votre logiciel de gestion ne comble pas : il tient la compta et les AG, mais il ne vous prévient pas que la convocation de la copro du 12 rue des Lilas part dans 3 jours.
Expert Copro Gestion se branche à côté de votre logiciel-métier et génère, pour chaque AG, un rétroplanning automatique : chaque étape devient une tâche datée, assignée au bon collaborateur (gestionnaire ou comptable), avec rappels. Vous voyez d'un coup d'œil les AG « à convoquer cette semaine ». Pas de migration, pas de double saisie — juste le filet de sécurité qui manquait.
Questions fréquentes
Le délai de 21 jours est-il en jours francs ?
Peut-on convoquer par e-mail ?
Que se passe-t-il si un seul copropriétaire reçoit la convocation en retard ?
Quand l'AG annuelle doit-elle se tenir ?
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