Modèle de convocation d'AG de copropriété 2026 (Word + PDF à télécharger)

Rédiger une convocation d'assemblée générale, c'est 80 % de copier-coller… et 20 % de pièges. Une mention oubliée, une question mal formulée, et la résolution votée devient attaquable. Pour vous faire gagner du temps, voici un modèle prêt à personnaliser (Word + PDF) et le détail de ce qui doit absolument y figurer en 2026.

📥 À télécharger : le modèle de convocation au format Word (modifiable) · version PDF. Gratuit, prêt à personnaliser.

Les 7 mentions obligatoires d'une convocation

Une convocation d'AG n'est pas un courrier libre. Elle doit contenir, au minimum :

1. Lieu, date et heure de l'assemblée
2. L'ordre du jour détaillé, chaque question rédigée de façon à être mise au vote
3. Pour chaque question soumise au vote, la majorité applicable (article 24, 25, 26 ou unanimité)
4. Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges
5. Le rappel des modalités de participation : présence, pouvoir, vote par correspondance, visioconférence le cas échéant
6. Le formulaire de vote par correspondance conforme au modèle réglementaire
7. Les annexes correspondant aux questions (devis, contrats, comptes, budget, projets de résolution)

La règle d'or, encore une fois : tout ce qui sera voté doit avoir été joint à la convocation.

Structurer l'ordre du jour pour éviter les contestations

C'est là que se jouent la plupart des annulations. Quelques principes :

• Une question = une résolution votable. « Travaux de ravalement » est trop flou ; « Approbation du devis de ravalement de l'entreprise X pour un montant de 42 000 € TTC, voté à la majorité de l'article 25 » est votable.
• Indiquez la majorité en face de chaque question. Ça cadre le débat et évite les surprises au moment du dépouillement.
• Groupez logiquement : ouverture (désignation président de séance, scrutateurs, secrétaire) → comptes et budget → contrats et travaux → questions diverses non décisionnelles.
• Pas de « divers » fourre-tout décisionnel. On ne vote pas une décision sous l'intitulé « questions diverses ».

Le squelette d'une convocation conforme

Voici la trame que reprend le modèle téléchargeable :

[En-tête syndic : raison sociale, carte professionnelle Hoguet, coordonnées]

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Copropriété : [nom / adresse]
Numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés : [n°]

Madame, Monsieur,
Vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire]
des copropriétaires qui se tiendra le [date] à [heure], à [lieu].

ORDRE DU JOUR
1. Désignation du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire
2. Approbation des comptes de l'exercice clos le [date] — majorité art. 24
3. Quitus au syndic — majorité art. 24
4. Vote du budget prévisionnel de l'exercice [année] — majorité art. 24
5. [Travaux / contrats…] — majorité art. [25/26]
6. Cotisation au fonds travaux — majorité art. 24
7. Questions diverses (sans vote décisionnel)

MODALITÉS DE PARTICIPATION
- Présence, pouvoir (mandat), vote par correspondance (formulaire joint)
- Consultation des pièces : [modalités]

ANNEXES
- État financier, compte de gestion, budget prévisionnel
- Devis / projets de contrat
- Formulaire de vote par correspondance

Fait à [lieu], le [date]
[Signature du syndic]

Word, PDF… et la version qui se remplit toute seule

Un modèle Word, c'est bien pour dépanner. Mais quand vous gérez des dizaines de copropriétés, repartir d'un fichier vierge à chaque AG — recopier le nom de la copro, l'adresse, le numéro d'immatriculation, l'en-tête Hoguet — c'est du temps perdu et une source d'erreurs.

C'est précisément ce que votre logiciel-métier ne fait pas pour vous, et ce qu'Expert Copro Gestion ajoute par-dessus : un générateur de documents qui pré-remplit la convocation avec les données de l'immeuble (importées du registre national des copropriétés / RNCOP ou de votre fichier Excel), votre branding et vos mentions légales. Vous personnalisez l'ordre du jour, vous générez le PDF. Trois minutes au lieu de trente.