Pour préparer l'assemblée générale de printemps d'une copropriété dont l'exercice clôt au 31 décembre, le rétroplanning démarre en décembre : réserver les dates et les salles, arrêter les comptes avec le conseil syndical, bâtir l'ordre du jour, puis convoquer au moins 21 jours calendaires avant l'assemblée, qui doit se tenir dans les six mois suivant la clôture.

Les assemblées générales de mars, avril et mai se préparent à Noël. Pas parce qu'il faut tout faire en décembre, mais parce que les trois ou quatre décisions qui conditionnent les autres se prennent maintenant : quelles dates, quelles salles, dans quel ordre, avec quel conseil syndical. Un cabinet qui convoque trente AG en deux mois n'a pas le droit à l'approximation, ni sur les dates ni sur les délais.

Voici un rétroplanning pour une copropriété dont l'exercice clôt au 31 décembre, à ajuster selon votre portefeuille.

Comment préparer une assemblée générale de copropriété ? Partir de la date limite

Pour un exercice qui clôt au 31 décembre 2026, l'assemblée qui approuve les comptes doit se tenir dans les six mois suivant la clôture, soit au plus tard le 30 juin 2027 (texte de référence : la loi du 10 juillet 1965). La convocation, elle, doit partir au moins 21 jours calendaires avant l'assemblée. Tout le reste se calcule à rebours de ces deux dates. Le détail des délais et des modes d'envoi est dans notre check-list des délais de convocation.

Décembre : poser le cadre

C'est le mois le plus négligé, et le plus rentable.

  • Fixer les dates de toutes les AG du portefeuille, en les répartissant sur des semaines pour qu'un gestionnaire n'ait pas cinq assemblées le même soir.
  • Réserver les salles : elles se remplissent en février-mars.
  • Prévenir les conseils syndicaux des dates retenues et des échéances de leur côté (comptes à vérifier, questions à proposer).
  • Repérer les immeubles à enjeu : travaux à voter, mandat de syndic à renouveler, contentieux, DPE collectif ou plan pluriannuel de travaux à mettre à l'ordre du jour.

Janvier : arrêter les comptes

Une fois la clôture passée, les comptes de l'exercice s'arrêtent avec la comptabilité du logiciel-métier. C'est aussi le moment de la vérification des pièces avec le conseil syndical. Préparez en parallèle le budget prévisionnel de l'exercice suivant, qui sera voté lors de la même assemblée.

Février : construire l'ordre du jour

L'ordre du jour est le cœur de la convocation, et sa rédaction est l'étape qui prend le plus de temps, parce qu'elle dépend des autres. Trois règles pratiques :

  • Une question = une résolution votable, avec sa majorité, comme dans notre modèle de convocation.
  • Les pièces jointes en même temps que la convocation : tout ce qui sera voté doit avoir été communiqué. Un devis manquant, c'est une résolution annulable.
  • Rien d'important dans les questions diverses, où l'on ne peut pas voter.

Validez la version finale avec le conseil syndical environ 30 jours avant l'assemblée.

Mars : convoquer, puis tenir

En mars, chaque assemblée suit son propre compte à rebours, de l'arrêté des comptes (J-60) à la notification du procès-verbal (J+30), avec l'envoi de la convocation au moins 21 jours avant. Ce rétroplanning type, étape par étape, est détaillé dans notre check-list des délais de convocation : appliquez-le à chaque date fixée en décembre.

Le point de départ du délai dépend du mode d'envoi (recommandé papier, recommandé électronique ou remise contre émargement) : la check-list citée plus haut vous donne le bon réflexe pour chacun. Pensez aussi au vote par correspondance, dont les formulaires partent avec la convocation ; notre article sur le vote par correspondance en AG détaille la marche à suivre.

Après l'AG : ce qui reste à faire

L'assemblée tenue, la liste s'allonge : notifier le procès-verbal, suivre les résolutions votées, et mettre à jour le registre des copropriétés dans les deux mois suivant l'assemblée qui approuve les comptes. Ce dernier point est un exemple parmi d'autres de ce qui se perd après l'AG ; notre article sur la déclaration au registre après l'AG en donne le détail, et celui sur le suivi des décisions couvre le reste.

Le pense-bête qui tient le rétroplanning de toutes vos AG

Un rétroplanning pour une AG est simple. Pour trente, avec des dates différentes et plusieurs gestionnaires, il se perd dans un tableur que plus personne ne met à jour.

Expert Copro Gestion est le pense-bête automatisé du cabinet, à côté de votre logiciel-métier, sans le remplacer. Pour chaque AG, il génère le rétroplanning, rattache chaque étape à l'immeuble et vous relance au bon moment dans votre agenda ou par un récapitulatif. Vous voyez d'un coup d'œil les AG à convoquer cette semaine, sans double saisie.

Questions fréquentes

À quelle date faut-il fixer les AG de printemps ?
Dès décembre pour un exercice clos au 31 décembre : cela laisse le temps de réserver les salles et de répartir les assemblées entre gestionnaires, avec la date limite du 30 juin en ligne de mire.
Combien de temps avant l'AG faut-il envoyer la convocation ?
Au moins 21 jours calendaires avant la date de l'assemblée. Le point de départ dépend du mode d'envoi : vérifiez-le avant de caler la date d'expédition.
Peut-on voter une résolution qui ne figure pas à l'ordre du jour ?
En principe non : une décision qui n'était pas à l'ordre du jour est nulle, sauf décisions accessoires. D'où l'importance de bâtir l'ordre du jour avec soin.

Et si votre logiciel-métier avait enfin le complément qui lui manque ?

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