Le vote par correspondance en assemblée générale de copropriété doit être reçu par le syndic trois jours francs avant la réunion, sur un formulaire réglementé joint à la convocation. Piège : si une résolution est amendée en séance, le copropriétaire ayant voté « pour » par correspondance devient défaillant pour cette résolution, sa voix ne comptant plus.

Le vote par correspondance a l'air simple : le copropriétaire ne peut pas venir, il coche ses cases, il renvoie le formulaire, on compte ses voix. En pratique, c'est l'un des mécanismes les plus mal maîtrisés d'une assemblée générale — et l'un des rares où une erreur de préparation se paie en voix perdues, le jour du vote, sans rattrapage possible.

Voici ce que dit exactement le texte, et les quatre situations qui déroutent les gestionnaires.

Ce que dit la loi

Le vote par correspondance est prévu par l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, introduit par la loi ELAN du 23 novembre 2018. Ses modalités pratiques ont été fixées par le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, et le modèle de formulaire par un arrêté du même jour.

Le principe : tout copropriétaire peut voter par correspondance avant l'assemblée, sur les résolutions inscrites à l'ordre du jour, sans être présent ni représenté. Ce n'est pas une faveur que le syndic accorde — c'est un droit, et le formulaire doit être joint à la convocation. C'est d'ailleurs l'une des mentions obligatoires de la convocation ; nous les avons toutes détaillées dans notre modèle de convocation d'AG 2026.

Le formulaire : un modèle imposé, pas un document maison

Le formulaire est réglementé. Son modèle est fixé par arrêté : vous ne pouvez pas en fabriquer une version simplifiée, ni le remplacer par un e-mail dans lequel le copropriétaire écrit « je vote pour les résolutions 1 à 4 ».

Concrètement, il présente chaque résolution une par une, avec trois cases : pour, contre, abstention. Ce détail n'est pas cosmétique — il découle d'une règle de fond : une question inscrite à l'ordre du jour doit être une résolution votable, formulée de manière à pouvoir recevoir un oui ou un non. Une question vague ne peut pas être soumise au vote par correspondance, tout simplement parce qu'elle ne peut pas être cochée.

C'est aussi pour cette raison qu'un ordre du jour bien rédigé se prépare en amont. Si vous partez d'une page blanche à chaque assemblée, notre bibliothèque de résolutions d'AG en propose une centaine, classées par thème et par majorité applicable — dont douze en accès libre.

Le délai : trois jours francs, et pas un de plus

Pour être pris en compte, le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion.

Deux mots comptent dans cette phrase.

« Reçu », et non « envoyé ». C'est la date de réception au cabinet qui fait foi, pas le cachet de la poste. Un formulaire posté à temps mais arrivé la veille est hors délai.

« Francs », ce qui signifie que ni le jour de réception ni le jour de l'assemblée ne comptent dans le décompte. Pour une assemblée le jeudi 15, les trois jours francs sont les 12, 13 et 14 : le dernier jour utile de réception est donc le 11. En pratique, le courrier doit être arrivé au cabinet dès la fin de la semaine précédente.

Un formulaire reçu hors délai n'est pas comptabilisé, et le copropriétaire est traité comme un défaillant : ni présent, ni représenté, ni votant.

Le piège : la résolution amendée en séance

C'est la règle que presque personne n'anticipe, et c'est celle qui fait basculer des votes.

Si une résolution est amendée en cours d'assemblée, le copropriétaire qui avait voté « pour » par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

La logique est imparable : il a approuvé un texte précis, pas le texte modifié en séance. On ne peut pas lui prêter une intention sur une rédaction qu'il n'a pas lue. Mais l'effet pratique est brutal — vous perdez, d'un coup, toutes les voix « pour » venues par correspondance sur cette résolution.

Prenons un cas concret. Une résolution de travaux relevant de l'article 25 recueille 4 200 tantièmes favorables par correspondance. En séance, un copropriétaire propose d'ajouter « sous réserve de la production d'un troisième devis ». L'amendement paraît sage, le président l'accepte, on vote la version modifiée. Les 4 200 tantièmes viennent de disparaître du décompte. Si la résolution avait besoin d'eux pour atteindre la majorité absolue, elle tombe — et le chantier repart pour une assemblée.

Il y a une conséquence en cascade qu'il faut avoir en tête : ces copropriétaires deviennent des défaillants sur cette résolution. Or, l'article 42 de la loi de 1965 réserve précisément aux opposants et aux défaillants le droit de contester une décision d'assemblée, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Un amendement de séance ne fait donc pas que déplacer des voix : il élargit le cercle des personnes qui pourront attaquer la décision.

Comment on l'évite

Pas le jour J — c'est trop tard. Cela se joue à la rédaction de l'ordre du jour :

  • Formuler des résolutions complètes et autoportantes, qui n'auront pas besoin d'être précisées en séance. Si un devis conditionne le vote, écrivez la condition dans la résolution dès le départ.
  • Quand un sujet est susceptible d'évoluer, prévoir deux résolutions distinctes plutôt qu'une seule que l'on amendera.
  • Expliquer la règle au président de séance avant l'ouverture. Un président informé demandera « est-ce qu'on amende, en sachant qu'on perd les votes par correspondance ? » — et bien souvent, l'amendement sera retiré.

Trois autres situations qui déroutent

Le copropriétaire a voté par correspondance, puis il vient finalement à l'assemblée. Sa présence physique l'emporte : le formulaire est écarté, il vote en séance comme n'importe quel présent.

Le formulaire est renvoyé sans sens de vote clair, ou avec la case « abstention » cochée. Il est traité comme un vote défavorable. C'est contre-intuitif — dans une assemblée classique, l'abstention n'est pas un vote contre — mais c'est la règle applicable au vote par correspondance. Cela vaut la peine de le dire aux copropriétaires : cocher « abstention » par prudence, c'est voter contre sans le savoir.

Le copropriétaire a envoyé à la fois un formulaire et une procuration. Le vote par correspondance prime, et le mandataire est déchargé de son mandat pour ce lot. Pas de cumul possible.

Ce que ça change dans l'organisation du cabinet

Le vote par correspondance ajoute une échéance de plus dans un calendrier d'assemblée déjà dense : convocation à 21 jours, réception des formulaires à J-3 francs, tenue de l'assemblée, notification du procès-verbal dans le mois. Sur une seule copropriété, cela se tient de tête. Sur quarante, avec des dates d'assemblée étalées de septembre à décembre, c'est exactement le genre d'échéance qui se perd.

C'est là qu'un rétroplanning par assemblée change la donne : chaque étape devient une tâche datée et assignée, y compris la date limite de réception des formulaires. Vous ne cherchez plus quelle AG a besoin de quoi cette semaine — la liste vous le dit. C'est le principe d'Expert Copro Gestion, qui vient se poser à côté de votre logiciel-métier sans le remplacer : lui garde la comptabilité, vous gagnez la couche de pilotage qui lui manque.

Pour le reste du calendrier légal, notre check-list des délais de convocation d'AG reprend le rétroplanning complet, de J-60 au jour J.

Questions fréquentes

Le vote par correspondance est-il obligatoire pour le syndic ?
Le syndic doit obligatoirement joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation : c'est une mention obligatoire. Le copropriétaire, lui, reste libre de l'utiliser ou non.
Quel est le délai exact pour renvoyer le formulaire ?
Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée. C'est la date de réception qui compte, pas la date d'envoi, et ni le jour de réception ni le jour de l'assemblée n'entrent dans le décompte.
Que se passe-t-il si une résolution est modifiée pendant l'assemblée ?
Le copropriétaire ayant voté favorablement par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Ses voix sortent du décompte, et il acquiert la qualité pour contester la décision au titre de l'article 42 de la loi de 1965.
Une abstention exprimée par correspondance compte-t-elle comme une abstention ?
Non. Un formulaire ne donnant aucun sens de vote précis, ou exprimant une abstention, est considéré comme un vote défavorable.
Peut-on voter par correspondance et donner une procuration en même temps ?
Non. En cas d'envoi des deux, le vote par correspondance prime et le mandataire est déchargé de sa procuration pour le lot concerné.
Un copropriétaire qui a voté par correspondance peut-il quand même venir à l'assemblée ?
Oui. S'il se présente, sa participation physique annule son vote par correspondance et il vote normalement en séance.

Et si votre logiciel-métier avait enfin le complément qui lui manque ?

Suivi des AG, extraction IA des PV, génération de documents, to-do par immeuble — par-dessus votre ERP, sans migration.

Démarrer l'essai gratuit 14 jours