Le procès-verbal, c'est la mémoire juridique de l'assemblée. C'est lui qui fera foi en cas de litige, lui qui déclenche le délai de contestation, lui qui permet d'exécuter les travaux votés. Un PV bâclé, et c'est six mois de procédure pour une virgule mal placée.

Bonne nouvelle : un PV conforme suit toujours la même mécanique. Voici le guide étape par étape, du dépouillement à la notification.

Les mentions obligatoires d'un PV d'AG

Le procès-verbal est établi à la fin de la séance (article 17 du décret 67-223). Il doit contenir :

  • L'identification de la copropriété et la date de l'assemblée
  • La feuille de présence annexée (présents, représentés, votes par correspondance, avec les tantièmes de chacun)
  • Le nom du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire
  • Pour chaque question à l'ordre du jour : le texte de la résolution, la majorité requise, et le résultat du vote
  • Le résultat détaillé : nombre de voix pour, contre, abstentions — et, pour les votes contre, le nom des copropriétaires opposants
  • Les réserves éventuelles formulées par les copropriétaires
  • La signature du président, des scrutateurs et du secrétaire en fin de séance

Le cœur du PV : noter les votes correctement

C'est ici que se gagne ou se perd la solidité du PV. Pour chaque résolution :

  1. Reprenez le texte exact de la résolution telle qu'elle figurait à l'ordre du jour (ou tel qu'amendé en séance).
  2. Indiquez la majorité appliquée (article 24, 25, 26 ou unanimité).
  3. Détaillez le décompte : voix pour / contre / abstentions, en tantièmes.
  4. Nommez les opposants et les défaillants. C'est une obligation, pas une option : seuls les copropriétaires opposants (ayant voté contre) ou défaillants (absents et non représentés) peuvent ensuite contester la décision. Sans leur nom au PV, le point de départ de leur délai ne court pas correctement.
  5. Concluez : « Cette résolution est adoptée / rejetée ».

Le piège classique de la passerelle (article 25-1) : si une résolution de l'article 25 n'atteint pas la majorité absolue mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité de l'article 24. Le PV doit tracer les deux votes distinctement.

Notifier le PV : le délai à ne pas rater

Le PV doit être notifié aux copropriétaires opposants et défaillants dans le délai d'un mois suivant l'assemblée. C'est cette notification qui fait courir le délai de contestation de 2 mois (article 42 de la loi de 1965).

Conséquence directe : tant que le PV n'est pas notifié, les décisions ne sont pas définitivement purgées de tout recours. Pour des travaux importants, mieux vaut donc notifier vite et bien — et conserver la preuve de notification.

ÉtapeDélai
Établissement du PVÀ la fin de la séance
Notification aux opposants / défaillantsSous 1 mois
Délai de contestation2 mois à compter de la notification

La trame d'un PV qui tient la route

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Copropriété : [nom / adresse] — n° d'immatriculation : [n°]
Date : [date] — Lieu : [lieu]

Présents / représentés / votants par correspondance : voir feuille de présence annexée
Total des tantièmes présents et représentés : [x] / 10 000

Bureau : Président [nom] — Scrutateur(s) [noms] — Secrétaire [nom]

RÉSOLUTION N°1 — [intitulé] — majorité art. [24/25/26]
  Pour : [voix] · Contre : [voix] ([noms opposants]) · Abstentions : [voix]
  → Résolution ADOPTÉE / REJETÉE

[… résolution par résolution …]

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].
Signatures : Président — Scrutateur(s) — Secrétaire

Et si l'IA relisait le PV à votre place ?

Rédiger le PV est une chose. Le transformer en actions en est une autre : tâches de suivi, relances, notifications au comptable, exécution des travaux votés… C'est là que le temps file après l'AG.

Expert Copro Gestion ajoute une brique que votre logiciel-métier n'a pas : vous déposez le PDF du PV, et l'IA en extrait les résolutions (objet, majorité, montant, impact comptable ou de gestion) puis génère automatiquement les tâches de suivi par rôle. Vous validez dans une visionneuse, et tout votre post-AG est déjà cadré. Le PV n'est plus un point final — il devient le point de départ du suivi.

Questions fréquentes

Qui rédige le procès-verbal ?
Le secrétaire de séance, qui est en pratique le syndic (sauf décision contraire de l'assemblée). Il est signé en fin de séance par le président, le ou les scrutateurs et le secrétaire.
Faut-il citer le nom des copropriétaires qui votent contre ?
Oui. Le nom des opposants (vote contre) doit figurer au PV, car ce sont eux — avec les défaillants (absents non représentés) — qui peuvent contester la décision dans les 2 mois.
Dans quel délai notifier le PV ?
Aux opposants et défaillants : dans le mois qui suit l'assemblée. Cette notification fait courir le délai de contestation de 2 mois.
Une décision « questions diverses » est-elle valable ?
Non si elle est décisionnelle. Seules les questions inscrites précisément à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote opposable.

Et si votre logiciel-métier avait enfin le complément qui lui manque ?

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